Werkwijze en spelregels

Velsenaren met een goed idee voor hun buurt kunnen waardebonnen sparen om hun idee uit te voeren. Voorbeelden zijn meer groen in de straat, een spelletjesdag voor kinderen, een creatieve avond voor jongeren of een activiteit voor ouderen om samen te bewegen. Het kan ook een idee zijn om buurtbewoners te helpen om elkaar beter te leren kennen of om de buurt er prettiger te laten uitzien. Een bewonersinitiatief is altijd een plan van, voor en door bewoners. En de buurt wordt er beter door.

Stap 1: Je hebt een goed idee!

Als je een initiatief hebt aangemeld, neemt de wijkverbinder bij vragen contact met je op, over wat jullie willen realiseren past binnen Samen Velsen. Daarbij gelden de volgende spelregels en voorwaarden. Vragen hierover kun je ook aan de wijkverbinder stellen!

Daarbij gelden deze spelregels:

• Er is een duidelijk plan en realistische begroting voor de organisatie en uitvoering van het initiatief;
• Het idee komt ten goede aan en is vrij toegankelijk voor al je buurtgenoten;
• Het idee heeft geen commercieel, politiek of religieus doel;
• Het idee vindt plaats binnen de gemeente Velsen.
• Minimaal drie inwoners van verschillende adressen zijn betrokken bij het idee en jullie verzorgen zelf de uitvoering, van begin tot eind.

Stap 2: Meld je idee aan via deze website

Via www.samenvelsen.nl/initiatief-aanmelden meld je je initiatief aan. Zorg ervoor dat je duidelijk omschrijft wat je initiatief is én dat je buurtgenoten er enthousiast van worden. Zo snappen je buurtgenoten wat je idee is en willen ze hun waardebon inzetten voor jouw initiatief. Een leuke foto helpt daarbij !

Werk ook je begroting goed uit. Zo kunnen wij en je buurtgenoten goed inzien waar het geld voor ingezet zal worden.

We hebben een richtlijn van maximaal € 2.500,- per initiatief. Heb je een idee dat meer kost? Neem dan eerst contact op met de wijkverbinders van de gemeente Velsen  www.samenvelsen.nl/contact.

Stap 3: Het initiatief wordt beoordeeld

De coördinator Samen Velsen toetst je aanmelding aan de spelregels van Samen Velsen. Binnen 10 werkdagen neemt de coördinator contact met je op. Na goedkeuring wordt je initiatief op de website geplaatst en opengesteld voor donaties.

Als het initiatief niet kan doorgaan, omdat het niet aan de spelregels voldoet of omdat het bijvoorbeeld niet op de beoogde plek in de openbare ruimte kan plaatsvinden, dan nemen we contact met je op om te bespreken of er aanpassingen gedaan kunnen worden.

Stap 4: Akkoord?

Dan kunnen jullie de volgende stappen zetten om het idee te behalen. Denk daarbij aan een plan hoe je buurtgenoten over het initiatief wilt informeren of een plan om zoveel mogelijk Samen Velsen waardebonnen in te zamelen.

Stap 5: Het bedrag wordt uitbetaald

Zodra jullie het geld bij elkaar hebben verzameld, wordt het overgemaakt op de opgegeven rekening. Als het om een initiatief in de openbare ruimte gaat, heb je contact met je wijkverbinder om het initiatief mogelijk te maken.

Zodra je initiatief is afgerond, stuur je een verantwoording in bestaande uit een verslag en kopieën van de facturen. [link]

Spelregels 

Jullie voeren het initiatief zelf uit

• Het is verplicht om naast de initiatiefnemer nog twee andere medeorganisatoren op te geven die op andere adressen wonen;
• Jullie zijn zelf verantwoordelijk voor beheer en onderhoud. De gemeente Velsen is niet aansprakelijk voor schade door derden;
• Er moet voldoende draagvlak zijn voor jullie initiatief. Als het initiatief ook invloed heeft op anderen, betrekken jullie hen erbij.
• Er is sprake van vrijwillige inzet en/of een eigen financiële bijdrage of bijdrage in goederen;

Het initiatief valt binnen de geldende wet- en regelgeving

• Jullie zorgen zelf voor eventuele benodigde vergunningen. Kijk op Omgevingswet Overheid om te checken of je een vergunning nodig hebt als je iets wil plaatsen of veranderen in de openbare ruimte. Organiseer je een evenement in de openbare ruimte kijk dan op de website van de gemeente Velsen of je een vergunning moet aanvragen of dat er een meldingsplicht nodig is.

Willen jullie iets plaatsen of veranderen in de openbare ruimte?

• De coördinator Samen Velsen moet hier toestemming voor geven;
• Jouw initiatief moet de steun hebben van minstens 66% (dus twee derde) van de betrokken personen in de omgeving. Dit kun je laten zien met een handtekeningenlijst waarop je je initiatief hebt omschreven. De wijkverbinder bepaalt wie die betrokken personen in de omgeving zijn;
• Als je iets plaatst in de openbare ruimte, ben je zelf verantwoordelijk voor de uitvoering en het netjes en veilig houden ervan. Anders brengt de gemeente het terug in de oorspronkelijke staat;
• De gemeente Velsen houdt zich het recht voor om een object te verwijderen (bijv. vanwege onveiligheid of overlast), zonder vergoeding van de restwaarde.

Jullie gaan zorgvuldig om met gemeenschapsgeld

• Je mag het Samen Velsen bijdrage alleen uitgeven aan kosten die op je goedgekeurde begroting staan. Je kan alleen van tevoren geld aanvragen voor je initiatief. Er is dus geen bijdrage mogelijk voor kosten die je al gemaakt hebt;
• Aanschaf van eten en drinken is toegestaan met uitzondering van alcohol;
• Kansspelen zoals bingo zijn in het kader van ontmoeting onder voorwaarden toegestaan. Er mag echter geen geld aangevraagd worden voor prijzen en materialen die direct met het spel te maken hebben.
• Inkomsten uit een initiatief gebruik je voor het initiatief zelf;
• Materialen (bijvoorbeeld een partytent of gereedschap) worden gehuurd. In overleg aanschaf mogelijk;
• Je kunt via  Samen Velsen sparen voor initiatieven tot € 2.500,-.  Is jouw initiatief duurder? Neem dan eerst contact op met de wijkverbinder van de gemeente;
• Samen Velsen maakt geld over naar een bankrekening. Als je een uitkering krijgt, kan je niet altijd geld op je rekening ontvangen. Bespreek dit vooraf met de coördinator Samen Velsen. Die kan je helpen met een oplossing;
• Na afloop van het initiatief lever je een overzicht in van de uitgaven met alle bonnen en facturen. Dit noemen we de financiële verantwoording. Als initiatiefnemer ben je zelf verantwoordelijk voor de bonnen en facturen. Kijk onderaan deze pagina waar de financiële verantwoording aan moet voldoen;
• Heb je na uitvoering van het initiatief geld over? Dan stort je dit bedrag terug naar de Stichting Samen Velsen. Dit bedrag krijg je in saldo op je account van Samen Velsen. Je kunt je saldo doneren aan een ander initiatief.

En verder

• Je hebt één jaar de tijd om cheques te sparen voor je initiatief. Als het je niet lukt om binnen een jaar het bedrag bij elkaar te sparen, dan stopt het initiatief. Samen Velsen stort dan het saldo terug naar de donateurs;
• Je plaatst na afloop van het initiatief een verslag met foto of video op de website Samen Velsen;
• Deel een update aan je donateurs als er iets verandert in de uitvoering van je initiatief;
• De gemeente Velsen beslist over de maximale bijdrage en houdt zich het recht voor om initiatieven geen financiële ondersteuning te bieden.

 Financiële verantwoording

• Bewaar alle betaalbewijzen (bonnen en facturen) van je uitgaven voor je financiële verantwoording;
• Je uitgaven zijn hetzelfde als de begroting die je hebt opgegeven. Wil je iets anders kopen? Vraag dan eerst toestemming aan de coördinator Samen Velsen;
• Doe geen (contante) betalingen als je geen officiële bon of factuur krijgt;
• Wij accepteren geen handgeschreven bonnen;
• Huur je iemand in? Vraag vooraf om een factuur met Kamer van Koophandel nummer. Kan dat niet? Dan is een kwitantie ook mogelijk. Lukt dat ook niet? Bespreek het eerst met de coördinator Samen Velsen, voordat je een betaling gaat doen;
• Op facturen moet een Kamer van Koophandel nummer staan. De organisatie moet ingeschreven staan in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. We kunnen 'zwarte' betalingen (waarover geen belasting wordt betaald) niet goedkeuren;
• Krijg je een kwitantie als betaalbewijs? Dan moet daar in ieder geval op staan: naam en door wie het bedrag betaald is, voor welk bedrag er geleverd is, welke goederen en/of diensten zijn geleverd en hoeveel, naam aan wie het bedrag betaald is, datum van levering en een handtekening voor ontvangst. 

Lees hier de Voorwaarden en het Privacybeleid van Samen Velsen en het privacybeleid van de gemeente Velsen.